15冊目 仕事が片付く！ 仕事に追われない仕事術

日々、こんな悩みを抱えていないでしょうか。
私もそんな一人なのですが、とても興味を惹かれる本を見つけました。

タイトルは「仕事に追われない仕事術」
この本に書かれていることができれば、以下のような状態になれるはずです。

この本を読んで、私なりに今後取り入れていきたいと思った考え方を重点的に紹介します！

【要約】　～仕事に追われない仕事術～

明日まで待てないほど緊急な仕事はほとんどない！

本書通して何回も語られているのはこれです。

私もよく言われてました。
ただ、期日通りにやったところで上司は確認すらしてくれないんですよ。

これに対して、本書では『NOと言え！』、と言ってます笑
マジです。

もちろん、やるべきこと(本書で言う”本当の仕事”)はやらなければいけません。
が、忙しいだけの仕事ばかりしていてはいけないのです。

今それをやるとどんな事態を引き起こすのか、きちんと伝えたうえで、
それでもやらなければいけないことはあると思います。

その場合は仕方ありません。やりましょう。
ただ、頻発するようなら組織のやり方(システム)に問題ありなので、要対策です。

交渉の結果、緊急ではないことが明らかになれば、“明日”やりましょう。
本書では、仕事中に新たに降ってくる追加の仕事は、

原則“明日やれ”と言っています。

今日のタスクに追加してはいけないのです。
本書で繰り返し何度も書かれているので、超重要事項だと思います。

クローズ・リストで仕事の範囲を確定

“クローズ・リスト”というのは、これをやったらこの日の仕事は完了！
と言えるリストです。
今日一日の業務のチェックリスト的な位置づけととらえていただければよいです。

To doリストと違うのは、リストに新規項目を追加しない点です。

一般に想定されるTo doリストの場合、その日に何か頼まれたらドンドン項目が追加されちゃいますよね？
特に、前項で書いたような『今日中に頼む』みたいなことを言われたら。

クローズ・リストはそういうことを禁じます。
そのため、何か新しい仕事を頼まれても、よほどの事でなければ着手を”明日以降“にするのです。

タスクは一度にできるレベルまで細分化

タスクを細分化して項目を増やしていくと、１つ１つのハードルが下がるので取り掛かりやすくなり、
結果として効率がよくなるというのです。

そして、細分化の目安は、一度に終えられるレベルまでブレークダウンすること。
この辺は経験や状況などによって粒度が変わってくると思いますが、
例えば、友人の誕生日プレゼントを買う、であれば、
・候補を書き出す
・買う店のあたりをつける
・買いに行く日程を決める
・買う
などになると思います。これくらいすぐできるよ！というなら、細分化不要です。

いわゆるプロジェクトはタスクの集合体です。
タスクの中に手間のかかるタスクがあれば、
そのタスクもプロジェクトとして小タスクに細分化しましょう。

この考え方ですが、とてもいいなと思いました。

私自身の発達特性の影響か、仕事の工数見積もりがいつも甘く、
短めを想定してしまいます。

おそらく、タスクの細分化がいい加減すぎて、やるべき項目が抜けているのだと推察します。

精神的に余裕があるときは丁寧にやることを整理してから取り掛かるのですが、
色々と抱えすぎるとそうもいかなくて、、

それを回避するためにも、仕事を抱えすぎないというのは、
このシステムを維持するための必須条件なのだと思います。

週明けから、さっそく自分の仕事にも取り入れてみようと思いました。

まとめ

私なりのポイントは以下の３点です。

• 追加の仕事は明日以降
• クローズ・リストでタスクを確定
• タスクは一度にできるレベルまで細分化

長時間残業が常態化しているので、改善されるか試してみます。
経過は記事で紹介したいですね。

他にも興味深いことはたくさん書かれているので、
興味を持った人は是非手に取って読んでみてほしいです。

それではまた！